Kick-off Meeting
Sempre que um cliente é angariado e iniciamos um novo projeto, é necessário fazer uma reunião inicial, normalmente conhecida por Kick-off Meeting. Ou seja, é a reunião do pontapé inicial para o arranque do projeto. Esta reunião torna-se essencial dentro do ciclo de vida do projeto e da futura relação da empresa com o cliente. É na reunião de kick-off que as necessidades são definidas e onde todos os stakeholders devem estar presentes.
Muitas vezes os elementos das equipas, além de não se conhecerem, também nunca trabalharam juntos, portanto uma reunião inicial é a oportunidade ideal para que todos se conheçam antes de começarem a trabalhar. Desta forma, garantimos que todos começam com o mesmo nível de informação e compreensão sobre o projeto. A reunião de kick-off acaba por ser o início oficial do projeto.
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Os Principais objetivos de uma Kick-off Meeting
- Reúna-se formalmente com seu cliente – Esta é a melhor oportunidade de a equipa compreender os objetivos, as expectativas e a forma de pensar do cliente.
- Compreender o histórico da empresa – Fornecer o contexto do projeto, a razão pela qual o cliente veio ter connosco, o que já foi feito e o que está por fazer.
- Definir o objetivo principal – O objetivo principal do projeto deve ser definido durante a reunião de Kick-off.
- Distribuir tarefas – Após a reunião, todos os stakeholders devem estar cientes do que é necessário fazer e quais as responsabilidades de cada um dentro do projeto para alcançar o sucesso.
- Definição de ferramentas – A equipa deve estabelecer junto do cliente quais os meios de comunicação mais eficazes para trabalharem em conjunto.
- Defina as expectativas – Defina durante a reunião, juntamente com a equipa e o cliente, quais os KPI’s a alcançar.
- Minimize potenciais problemas – Antecipe quaisquer incidentes ou atrasos inesperados que possam ocorrer.
- Inspire confiança e entusiasmo junto do cliente – Certifique-se de que o seu cliente sai da reunião confiante pelo nível entusiasmo e empenho da equipa.
Conclusão
As reuniões de kick-off são bastante diferentes das reuniões de acompanhamento de projetos com as quais a maioria das pessoas está habituada. Estas reuniões não devem ser o lugar para lidar com problemas ou antecipar futuros problemas do projeto, devem ser exclusivamente para partilhar informações e definir e delinear objetivos para o projeto.
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